انشاء ايميلات للموظفين إذا كنت تملك شركة وتبحث عن وسيلة سهلة للتواصل أو ترغب في توحيد المعاملات الإلكترونية وتخصيص حسابات معينة للعمل من خلالها حتى تتمكن من إدارة كافة الأمور بكل سهولة يمكنك صنع ذلك ببساطة
يمكنك انشاء ايميلات للموظفين بكل سهولة وربطها بالميل الأساسي المخصص للشركة، ومن خلال هذه الحسابات يمكنك التواصل مع كافة الموظفين واستقبال الرسائل الإلكترونية بكل سهولة.
استخدام هذه الميزة يعطي طابع الاحترافية سواء للموظفين أو المتعاملين مع الشركة مثل الجهات الأخرى والعملاء، من خلال هذا المقال سوف نتعرف على كافة تفاصيل انشاء ايميلات للموظفين والطريقة الصحيحة لضبط كافة الإعدادات.
انشاء ايميلات للموظفين
البريد الإلكتروني للموظفين يعد من الخطوات الاحترافية الأساسية لأي شركة لأنها وسيلة للحفاظ على مرونة الاتصالات مع جميع الموظفين في الشركة، لذلك من الضروري اختيار البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بالشركة وليس البريد الشخصي يمكنك الحصول على هذا البريد من العديد من الجهات الإلكترونية مثل جوجل أو ياهو وما إلى ذلك،
ببساطة سوف نقوم بإنشاء مجموعة حسابات للموظفين ترتبط عناوين هذه الحسابات بالحساب الرسمي للشركة.
أهمية تخصيص الشركة ايميلات للموظفين
يجب أن يكون هناك البريد الإلكتروني الرسمي للشركة سوف تجد أنه يستخدم فقط من قبل الشركات أو المؤسسات التجارية في عملية التواصل مع العملاء على أعلى مستوى مهني.
قبل بدء العملاء التعامل مع الشركة، فمن المفيد أن تعطي هؤلاء العملاء انطباعا مهنيا احترافيًا وهذا يظهر في الحساب الرسمي وموقع الشركة، وتخيل أنه عند حضور اجتماع ما، فإن الشخص يبدو أقل مهنية من الآخرين عند عدم توحيد البريد الإلكتروني للموظفين عندها يقوم كل موظف باستخدام بريده الشخصي الذي لا يعبر أو يمت للشركة بصلة.
لهذه الأسباب أصبح البريد الخاص بالموظفين رابطًا موثوقًا به أو قناة اتصالات لموظفي الشركة على المستويين الإداري والمالي.
وفي الوقت نفسه هو الأدلة الرسمية للتواصل مع الشركة وأي أقوال صادرة أو تعاملات من خلال هذه الحسابات.
كيفية انشاء ايميلات للموظفين
بالنظر إلى الشركات الكبرى تقوم بتخصيص العديد من الحسابات المشتقة من الحساب الرسمي للشركة، بهذه الطريقة تضمن الشركة لكل متعامل معها التأكد من المعلومات الصادرة والواردة من هذه الحسابات.
شركة مايكروسوفت قالت أن استخدام رسائل البريد الإلكتروني لتمييز نفسك عن الشركات الأخرى وهذا يساعدك كثيرًا في عملية التواصل مع الموظفين بعكس الحسابات الخاصة المختلفة التي يأتي عليها آلاف الرسائل التي لا تمت للعمل بصلة.
ايميلات الموظفين تكون مخصصة للعمل فقط، وكل موظف مسؤول عن كل الوارد والصادر من خلال هذا البريد ولا يجوز له استخدامه في أي شئ آخر وهذا يرتبط بسياسات الشركات الخاصة.
خطوات انشاء ايميلات للموظفين
- يجب عليك شراء بريد إلكتروني رسمي احترافي جديد لشركتك، ستجد أن البريد الإلكتروني الرسمي الذي يوفر لك أقل الخطوات هو حساب Google، وهو الأكثر استخدامًا في هذه الآونة.
- يمكنك الحصول على هذا النوع من البريد مقابل حوالي 5 دولارات وهو سعر بسيط جدًا.
- إنشاء بريد إلكتروني للموظف وتعيين اسم البريد الإلكتروني الخاص لكل مستخدم.
- مثال على هذه الأسماء “sales@malak-media.com”من الممكن أن يمثل قسم المبيعات كذلك يمكنك إنشاء بريد خاص بأقسام الشركة مثل “IT@malak-media.com”.
- للموظفين يمكنك صناعة حسابات مخصصة مثال على ذلك: “ahmed@malak-media.com” التي تربط اسم البريد الإلكتروني الرسمي للشركة كمستخدم بريد إلكتروني تجاري فريد.
- كل هذه الخيارات سوف تمنح لك من خلال لوحة التحكم CPanel.
- يمكنك البدء في تسجيل الدخول إلى البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بك باستخدام اسم الشركة.
- حدد “حساب البريد الإلكتروني” وسيقوم الحساب بعرض قائمة الطلبات التي تظهر أمامك.
- انقر فوق إنشاء لإنشاء بريد إلكتروني جديد للموظف.
- يجب إدخال بيانات الحساب الجديدة، سواء كان الاسم أو اسم الفريق.
للتحقق من الحساب، احصل على البيانات المستخدمة لتنشيط الحساب، والتي سيتم إرسالها إلى برنامج البريد الإلكتروني على الهاتف.
اقرأ ايضًا : Mobile Native Social Timeline Applications – For WoWonder Social PHP Script
أهمية إنشاء ايميلات رسمية للموظفين
ينصح المتخصصون بأنه لإضافة الجودة للشركة، فينبغي إنشاء ايميلات للموظفين ولكن من نوع الايميلات الإلكترونية الرسمية التي تكون خاصة بإسم الشركة، فذلك يمنح هوية قوية لشركتك، كما يحافظ على خصوصية البيانات والرسائل والأعمال التي تتم بين موظفي الشركة.
والحقيقة أن مسؤولي التسويق دائما ما يدركون أهمية الايميلات الرسمية للموظفين والشركات، فذلك بالطبع يعني أن الشركة تمتلك سمعة وجودة عالية هذا بالإضافة إلى المصداقية في أهدافها، لذا ينصح مسؤولو التوظيف الأشخاص المقبلين على الوظائف أن يتأكدوا من مصداقية وجودة الشركات من خلال الإيميلات الالكترونية التي يتم إرسال السير الذاتية إليها، بحيث تكون هذه الإيميلات تنتهي بإسم يخص الشركة وليس مجرد ايميل شخصي مجاني تابع ل gmail أو yahoo.
من أهم أسباب أهمية إنشاء ايميلات للموظفين تكون خاصة بالشركة هي أنها تضيف بذلك قيمة وتبني علامة تجارية للشركة، كما تمنح المصداقية في جودة ما تقدمه الشركة مهما كان تخصصها، والأهم من ذلك أن ايميلات الموظفين تحصل على ميزة الملكية، وهذا ما يجعلها آمنة ولا تتعرض للسرقة أو للإغلاق المفاجئ كما يحدث في الايميلات الشخصية المجانية.
وفي النهاية، فإن الشركات والمؤسسات التي تهدف لتوسيع حجم أعمالها واكتساب الثقة والمصداقية بين عملائها، وكذلك ضمان خصوصية بياناتها، وتسهيل أعمالها بين موظفيها من حيث إدارة الحسابات والتواصل فيما بينهم فهي تلجأ بشكل طبيعي وكخطوات أولية إلى إنشاء ايميلات للموظفين بها، وفي الغالب تكون بعد خطوة إنشاء موقع إلكتروني لشركتك، وننصحك بقراءة مقال اسعار تصميم موقع اليكتروني.
كما يمكنكم زيارة صفحتنا على موقع فيسبوك للتعرف على نشاطنا بشكل أكبر وما يجعلنا الشركة الافضل في البرمجة والحلول التسويقية، للدخول إلى صفحتنا على فيسبوك اضغط هنا.